Ordner können genutzt werden, um die Daten zu strukturieren. Für jeden Ordner können Einladungen generiert werden. Somit kann die Zugriffsberechtigung für weitere Personen auf bestimmte Bereiche beschränkt werden. Auf der obersten Ebene muss mindestens ein Ordner angelegt sein, um Daten hochzuladen. Einladungen und Berechtigungen können nur für Ordner der obersten Ebene vergeben werden.

Neue Ordner können auf der obersten Ebene Start und als Unterordner in bestehenden Ordnern über das "+"-Icon angelegt werden. Anschließend folgen die Vergabe eines Ordnernamens und der Ordner wird angelegt.

In der Unibox gibt es sowohl auf Ordnerebene, als auch Linkfreigabeebene eine Rechteverwaltung. Möchten Sie einen Ordner an eine oder mehrere Personen freigeben, so haben Sie die Möglichkeit pro Nutzer ein entsprechendes Recht zu vergeben. Mit dem Leserecht können die Mitglieder des Ordners die Inhalte des Ordners lesen aber nicht verändern oder löschen. Mit dem Lese- und Schreibrecht können die Mitglieder des Ordners die Inhalte des Ordners lesen, verändern und löschen. Mit dem Administrationsrecht können die Mitglieder des Ordners die Inhalte des Ordners lesen, verändern, löschen und per Link freigeben, sowie weitere Nutzer zu diesem Ordner hinzufügen oder den Ordner löschen. Dieses Recht sollte nur in gewissen Maßen verteilt werden.

Geben Sie einen Ordner per Link frei, so können für die Linkfreigabe zwei Rechte vergeben werden. Mit dem Leserecht können Nutzer, die diesen Link erhalten haben, die Inhalte des Ordners oder die Datei herunterladen. Mit dem Uploadrecht können Nutzer, die diesen Link erhalten haben, die Inhalte des Ordners oder die Datei herunterladen, sowie weitere Dateien zu dem Ordner hochladen.

Über die Weboberfläche können Dateien und Ordner vom Server heruntergeladen werden. Dazu markieren Sie die Ordner oder Dateien, indem Sie die Checkbox des Ordners auswählen. Diese Checkbox erscheint sobald Sie mit dem Mauszeiger über den Ordner fahren.

Nachdem Sie alle gewünschten Ordner oder Dateien ausgewählt haben, können Sie die Ordner über das Download-Symbol herunterladen.
Wählen Sie einen oder mehrere Ordner zum Download aus, so werden die Ordner mit ihrem gesamten Inhalt heruntergeladen. Wählen Sie innerhalb eines Ordners eine oder mehrere Dateien aus, werden nur die ausgewählten Dateien heruntergeladen.

Jeder Ordner mit seinen Inhalten, sowie einzelne Dateien können über die Weboberfläche über das Löschen-Symbol   gelöscht werden.

Bitte beachten Sie bei der gleichzeitigen Verwendung des Desktop-Clients, dass die Daten, welche Sie über die Weboberfläche löschen, durch die automatische Synchronisation mit den Desktop-Clients auf dem lokalen Rechner ebenfalls gelöscht werden!

Dateien die versehentlich gelöscht wurden, können über die Webseite wiederhergestellt werden. So ist es Ihnen auch möglich auf vorherige Versionen der Dateien zuzugreifen. Zur Wiederherstellung von Dateien wechseln Sie zu dem Menüpunkt Papierkorb   .

Darin befindet sich dieselbe Ordnerstruktur, wie unter Ordner, sobald Sie in den jeweiligen Ordnern eine oder mehrere Ordner oder Dateien gelöscht haben.

Navigieren Sie in den jeweiligen Ordner, aus dem die Datei wiederhergestellt werden soll. Markieren Sie darin die entsprechende Datei oder den Ordner und klicken Sie auf das Wiederherstellen-Symbol,
um die gelöschte Datei wiederherzustellen.

Anschließend folgt der Wiederherstellen-Dialog, in dem Sie die Versionsstände der Dateien sehen und entscheiden können, welche Datei Sie wiederherstellen möchten.

Innerhalb eines Ordners haben Sie auf Dateiebene die Möglichkeit Dateien aus einem Ordner auszuschneiden und in einem anderen wieder einzufügen und somit zu verschieben.
Dazu markieren Sie eine oder mehrere Dateien und wählen das Ausschneiden-Symbol.
Anschließend navigieren Sie in den Ordner in den die Datei verschoben werden soll. In diesem Ordner wird Ihnen das Einfügen-Symbol angeboten. Damit wird die Datei in den Ordner eingefügt und die Datei ist verschoben.
Eine weitere Möglichkeit, soweit die Datei nur in eine Ordnerebene darunter verschoben werden soll, ist die Datei per Drag & Drop auf den neuen Ordner zu ziehen.
Diese Datei wird dann in den Unterordner verschoben.

Innerhalb eines Ordners haben Sie auf Dateiebene die Möglichkeit Dateien innerhalb des gleichen Ordners zu kopieren. Dazu markieren Sie eine Datei und wählen das Kopieren-Symbol.
Daraufhin folgt ein Dialogfenster, in dem Sie einen neuen Namen für die kopierte Datei vergeben können.

Haben Sie einen oder mehrere Ordner an anderen Nutzer freigegeben, so könne Sie diese Freigabe jederzeit anpassen, in dem Sie die Mitglieder aus der Freigabe entfernen oder weitere hinzufügen. Löschen Sie den freigegebenen Ordner, so wird dieser auch bei allen anderen Mitgliedern gelöscht.

Sind Sie von einem anderen Nutzer zu einem Ordner eingeladen worden und somit nur Mitglied eines Ordners, können Sie den Ordner nicht löschen. Sie haben die Möglichkeit den Ordner zu verlassen. Verlassen Sie einen Ordner haben Sie keinen Zugriff mehr auf den Ordner und dessen Inhalte. Der Ordner bleibt aber weiterhin bei dem Ordnereigentümer und den anderen Mitgliedern bestehen.

Haben Sie Lese- & Schreibrechte auf einen Ordner, so können Sie die Inhalte des Ordners löschen. Diese sind dann auch bei allen anderen Mitgliedern und dem Eigentümer des Ordners gelöscht.

Es besteht die Möglichkeit die Dateien oder Ordner direkt zum Download über eine Linkfreigabe bereitzustellen. Dazu klicken Sie ebenfalls auf das Teilen-Symbol  und wählen den Button „Link erstellen“.
Daraufhin wird ein Link erstellt. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit Rechte zu vergeben: Nutzer die über diesen Link verfügen können die Inhalte des Ordners lesen oder beispielsweise ein Dokument in dem Ordner bearbeiten. Über das Dialogfenster können Sie den Link mittels „Entfernen“ wieder entfernen.

Außerdem sind weitere Einstellungsmöglichkeiten für die Linkfreigabe über „Einstellungen“möglich. Es kann ein Ablaufdatum, die maximale Anzahl von Downloads, sowie ein Passwort festgelegt werden.
Bitte beachten Sie: Das alle Links standardmäßig eine Laufzeit von 30 Tagen haben und sie maximal drei Jahre  gültig sein können. Möchten Sie eine geringere oder längere Laufzeit als 30 Tage für Ihre Freigabelinks haben, passen Sie dies bitte in den Einstellungen entsprechend an - maximal sind drei Jahre möglich.
Aus Sicherheitsgründen darf es keine Möglichkeit einer unbegrenzten Freigabe geben. 

Der Vorteil der Linkfreigabe ist, dass die Ordner und Dateien ohne Registrierung zur Verfügung gestellt werden können. Beachten Sie aber bitte dabei, dass der Link weitergegeben werden kann und nicht nachvollziehbar ist, wer die Daten herunterlädt.

Nutzer, die den Freigabelink erhalten, können die Dateien einzeln oder den gesamten Ordner herunterladen.



 

Der Zugriff auf einen Freigabelink kann auch über einen QR-Code erfolgen. Damit wird der Inhalt des gesamten Ordners heruntergeladen, wenn der QR-Code gescannt wird.

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit einen Link direkt auf eine Datei zu Erstellen. Erstellen Sie den Link auf eine Word/Excel oder PowerPoint und geben die Berechtigung "Kann lesen, schreiben und hochladen", so ist es möglich, dass anonym mit an dem Dokument gearbeitet werden kann. 
Öffnet der Empfänger des Links diesen im Webbrowser, öffnet sich die Datei im OnlyOffice und der Empfänger kann das Dokument mitbearbeiten. Dieses kann anonym erfolgen oder er kann freiwillig einen Namen eingeben. 
Bitte bedenken Sie, dass der Link ohne Ihr Wissen weitergegeben werden kann und bedenken Sie dies bei Vergabe der Berechtigungen. 

Es besteht die Möglichkeit Videos freizugeben, welche nicht heruntergeladen werden können. Diese Videos können online im Webbrowser über den freigegebenen Link abgespielt werden. 
Laden Sie ein Video in einen neuen oder bestehenden Ordner und erstellen auf dieses Video einen File-Link. 
In dem "Link erstellen"-Menü klicken Sie auf das DropDown-Menü "Kann lesen" und wählen den Menüpunkt "Einstellungen".
Begrenzen Sie die maximale Downloadanzahl auf 0 und verteilen den Link an die Empfänger.

Die Empfänger des Links können das Video nun im Webbrowser aufrufen und abspielen, aber nicht über einen Download-Button herunterladen.

Es ist möglich Daten aus der Unibox in eine Veranstaltung in Stud.IP einzubinden und den Veranstaltungsteilnehmern bereitzustellen. 
Dazu erstellen Sie auf eine Datei oder einen Ordner (je nachdem was benötigt wird) einen Link und kopieren diesen in die Zwischenablage. 

Anschließend wechseln Sie in Ihre Veranstaltung in Stud.IP und wählen den Reiter "Dateien" aus. 
Dort wählen Sie Datei hinzufügen und im Dialogfenster "Webadresse" aus. 

In dem nachfolgenden Dialogfenster können Sie den Link hinzufügen, einen Namen vergeben und die entsprechenden Urheberrechtsoptionen auswählen. 

Zum Übergeben eines Ordners an ein anderes Mitglied (Besitzrechte), gehen Sie auf die Ordnerübersichtseite und wählen die Mitgliederübersicht des zu übergebenden Ordners aus. 

Klicken Sie anschließend auf die Berechtigung des Mitglieds, welcher die Besitzrechte übertragen bekommen soll und wählen "Ist Besitzer" aus. 

Daraufhin folgt eine Abfrage, ob Sie die Besitzrechte an den angegebenen Benutzer für den entsprechenden Ordner tatsächlich übergeben möchten. 

Nach der Bestätigung ist diese Besitzrechtübergabe nun als ausstehend in Ihrer Mitgliederliste angezeigt. 

Der neue Besitzer muss sich nun an der Unibox anmelden und die ausstehende Einladung als Besitzer des Ordners annehmen. 

Nach Annahme der Einladung ist das Mitglied nun der neue Besitzer des Ordners und Ihne wird automatisch das Recht "Kann administrieren" zugewiesen. Dies kann selbstverständlich geändert werden, wenn es gewünscht ist. 

All Ihre gelöschten Daten werden in „Papierkorb“ verschoben. Damit ist eine Datei nicht direkt gelöscht und belegt weiterhin Ihre Quota. Damit Ihr Speicher nicht durch alte Versionsstände bzw. gelöschten Dateien belegt wird können Sie diese Daten unter „Papierkorb“ löschen. Wechseln Sie zu dem Menüpunkt Papierkorb .

Darin befindet sich dieselbe Ordnerstruktur, wie unter Folders, sobald Sie in den jeweiligen Ordnern eine oder mehrere Ordner oder Dateien gelöscht haben.

Unter dem Menüpunkt Papierkorb können die Vorgängerversionen oder gelöschten Daten für ausgewählte oder alle Ordner gelöscht werden. Markiert man einen oder mehrere Ordner kann man diese und dessen Inhalte mittels des Säubern-Symbols  löschen.

Anschließend folgt ein Dialogfenster zur Bestätigung der Löschung.

Bitte beachten Sie, dass damit die Vorgängerversionen endgültig gelöscht werden und eine Wiederherstellung älterer Stände und gelöschter Dateien nicht mehr möglich ist.

Bitte beachten Sie, dass derzeit nur die Eingabe von Nutzerkennzeichen unterstütz wird. Die Eingabe von E-Mail-Adressen oder Namen wird derzeit nicht unterstützt. Weiterhin können Sie nur Nutzer zur Gruppe hinzufügen, die bereits einen Account in der Unibox Rostock besitzen.

Weitere Hinweise:
Möchten Sie weitere Nutzer zu einer Gruppe hinzufügen, öffnen Sie den Reiter „Gruppen“ und wählen die zu bearbeitende Gruppe aus. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster und im Reiter „Mitglieder“ können Sie weitere Nutzer hinzufügen.

Möchten Sie weitere Ordner mit dieser Gruppe teilen, öffnen Sie den Reiter „Gruppen“ und wählen die zu bearbeitende Gruppe aus. Daraufhin öffnet sich das Dialogfenster und im Reiter „Ordner“ können Sie weitere Ordner für diese Gruppe hinzufügen.

Nutzer die auf Ordner über die Gruppenfreigabe zugreifen können, können die Gruppe ebenfalls über den Reiter "Gruppen" verlassen. Dazu muss die Gruppe markiert werden. Anschließend folgt der Button "Verlassen". Außderm können Gruppenadministratoren jederzeit Mitglieder aus der Gruppe entfernen.

Sie können keine Gruppen über den Teilen-Dialog auf Ordnerebene hinzufügen. Alle Gruppenänderungen müssen immer im Reiter "Gruppen" unternommen werden. 
 

In der Weboberfläche gibt es auf der Ordnerebene verschiedene Ansicht Möglichkeiten.
Dabei kann zwischen drei verschiedenen Ansichten über das Ansicht-Symbol gewechselt werden.