eLabFTW - Wichtige Informationen
Alle Informationen auf dieser Seite sind auch direkt auf GitLab einsehbar.
Allgemeines zu elektronischen Laborbüchern und eLabFTW
Ein elektronisches Laborbuch (ELN, Electronic Lab Notebook) ist eine digitale Plattform, die es Forscher:innen ermöglicht, ihre Laborarbeit, Forschungsaktivitäten und wissenschaftlichen Daten elektronisch zu dokumentieren und zu verwalten. Es ersetzt oder ergänzt das traditionelle Papierbuch durch eine Softwarelösung, die viele Vorteile hinsichtlich Effizienz, Verfügbarkeit, Sicherheit und Zusammenarbeit bietet.
Durch die Verwendung eines ELN profitiert man von verschiedenen funktionalen und praktischen Verbesserungen, die den Arbeitsalltag im Labor effizienter, sicherer und kollaborativer gestalten können. Es ermöglicht z.B. eine einfache Zusammenarbeit mit Kolleg:innen, eine einheitliche Labordokumentation auf Basis standardisierter Vorlagen, eine schnelle Suche und Organisation von Daten sowie lückenlose Nachverfolgbarkeit von Änderungen. Dies macht es zu einer unverzichtbaren Ressource in der modernen wissenschaftlichen Forschung.
eLabFTW ist eine Webanwendung für ELNs und Labormanagement. Es wird hauptsächlich in wissenschaftlichen Forschungslaboren eingesetzt, um Experimente, Proben, Daten und Projekte zu dokumentieren und zu verwalten. Das Ziel von eLabFTW ist es, die traditionelle papierbasierte Laborbuchführung zu digitalisieren und zu verbessern, indem es eine sichere, zentralisierte und durchsuchbare Plattform bietet.
Es handelt sich bei eLabFTW um eine Open-Source-Software mit einer aktiven und stetig wachsenden Community, die kontinuierlich für Verbesserungen sorgt und den Funktionsumfang erweitert. Es wird von vielen Forschungseinrichtungen und Universitäten weltweit verwendet, da es flexibel und offen gestaltet ist und daher für ganz unterschiedliche Fachrichtungen eingesetzt werden kann.
eLabFTW an der Universität Rostock
Als offenes System kann eLabFTW selbst gehostet werden. Dies ermöglicht es Organisationen, eine private und individuell angepasste Instanz von eLabFTW auf ihren eigenen Servern einzurichten (on-premise). Damit erhält man eine erhöhte Kontrolle über die Daten und Sicherheit, sowie Möglichkeiten zur Integration in existierende Infrastruktur.
Das IT- und Medienzentrum (ITMZ) der Universität Rostock und die Universitätsbibliothek Rostock betreiben einen eLabFTW Server auf der Infrastruktur der Universität Rostock, d.h. sämtliche (Nutzer-)Daten liegen lokal auf universitätsinternen Servern.
Funktionsumfang
eLabFTW bietet vielfältige Funktionalitäten zum Planen, Begleiten und Dokumentieren von wissenschaftlichen Experimenten. Eine allgemeine Übersicht ist in der offiziellen Dokumentation zu finden.
Zu den wichtigsten Kernfunktionen gehören unter anderem:
- White-Paper Konzept zur digitalen Dokumentation von Experimenten
- Proben- und Inventarverwaltung mit experimentübergreifender Ressourcendatenbank
- Einfache Kollaboration in Team- und Gruppenstrukturen inklusive Berechtigungskonzept
- Terminplaner und Vorlagen
- RFC 3161-konforme Zeitstempel und Versionierung
- Verschiedene Import- und Exportformate (mit führender Implementation des ELN-Austauschformats .eln)
Eine Ausnahme ist zu beachten:
- Blockchain Zeitstempel werden aktuell nicht unterstützt.
Der Zugriff auf eLabFTW an der Universität Rostock ist auf das Rostocker Universitätsnetz beschränkt. Neben der Arbeit vorort, muss beim Nutzen öffentlicher Internet Service Provider somit der VPN-Zugang zur Universität Rostock verwendet werden.
Mitglieder der Universität Rostock
Anmelden können sich alle Personen mit einem gültigen zentralen ITMZ Nutzeraccount. Der Zugriff erfolgt über den Single-Sign-On (SSO) der Universität Rostock mit dem persönlichen Nutzungskennzeichen und dazugehörigem Passwort. Eine separate Freischaltung durch das ITMZ ist nicht notwendig.
Externe Nutzeraccounts
Externe Nutzeraccounts werden nicht angeboten.
Bitte beachten Sie, dass Sie durch Ihren Login und die Nutzung von eLabFTW die Nutzungsbedingungen und Datenschutzinformation akzeptieren.
Teamstruktur
Zur Nutzung von eLabFTW ist die Mitgliedschaft in einem eLabFTW-Team erforderlich. Bei erstmaliger Anmeldung werden Nutzer:innen automatisch dem Standard-Team "University of Rostock" zugeordnet. Mitglieder der Universität Rostock in einer leitenden Position sind berechtigt, ein eigenes eLabFTW-Team über die entsprechende Vorlage zu beantragen. Nach Bewilligung des Antrags durch den Dienstleister wird der/die Antragsteller:in Team-Besitzer:in und zugleich erste/r Team-Administrator:in.
Team-Besitzer:innen und Team-Administrator:innen bestimmen grundsätzlich die Zusammensetzung des Teams. Sie können neue Nutzer:innen dem Team hinzufügen, Team-Mitglieder zu weiteren Team-Administrator:innen ernennen sowie das Archivieren von Team-Mitgliedern beantragen. Darüber hinaus sind sie dafür verantwortlich, Gruppen, Ressourcen und Experimente des Teams zu verwalten. Team-Administrator:innen verpflichten sich, den Richtlinien für eLabFTW Team-Administrator:innen zu folgen.
eLabFTW ist ausschließlich als ELN und damit zur Dokumentation und Ablage von Experimenten, Ressourcen und Forschungsdaten zu verwenden. Folgende Aspekte sind zu berücksichtigen:
- eLabFTW ist nicht als persönliches Archiv oder Netzlaufwerk geeignet. Für derartige Zwecke nutzen Sie stattdessen die Speicherdienste des ITMZ (Homedirectory, Projektlaufwerke, Backup Commvault, Langzeitarchivierung).
- eLabFTW ist keine Plattform zur Versionsverwaltung von Softwareprojekten. Dafür ist GitLab vorgesehen.
- eLabFTW ist nicht als reiner Sync & Share Dienst vorgesehen. Nutzen Sie dafür bitte die Unibox.
- eLabFTW ist keine Publikationsplattform für Forschungsdaten. Weiterführende Informationen zum Publizieren von Forschungsdaten finden Sie auf den Seiten der Universitätsbibliothek.
Speicherlimits
- Derzeit gibt es keine zentrale Beschränkungen für den maximalen Speicher von Experimenten oder Daten.
- Einzelne Dateiuploads sind auf 100 MB limitiert.
Die Verantwortlichen behalten sich vor, die Speicherauslastung zu überwachen und Nutzer:innen bei unverhältnismäßig hoher Nutzung zu kontaktieren, um die Auslastung zu optimieren oder alternative Lösungen zu finden.
Daten in eLabFTW werden durch ein automatisches Backup-System gesichert. Dieses umfasst halbstündliche Backups der letzten 24 Stunden, sowie tägliche Backups der letzten 2 Wochen. Diese Backups sind für Notfälle vorgesehen, in denen das gesamte System wiederhergestellt werden muss.
Falls Sie spezifische Einträge ungewollt gelöscht haben, denken Sie daran, dass Experimente und Ressourcen über eine integrierte Historie verfügen. Frühere Versionen können hier wiederhergestellt werden. Sollten Sie gesamte Experimente oder Ressourcen fälschlicherweise gelöscht haben, besteht auch hier die Möglichkeit diese wiederherzustellen. Dazu kann in der Suche nach gelöschten Einträgen gefiltert werden. Für alle weiteren Fälle wenden Sie sich an den eLabFTW Support.
Nutzeraccounts werden automatisch zur Löschung vorgesehen, sobald der zugehörige zentrale ITMZ Nutzeraccount deaktiviert wird (beispielsweise bei Exmatrikulation von Studierenden oder dem Auslaufen eines Arbeitsvertrags von Mitarbeitenden). Ab diesem Zeitpunkt wird eine Frist von 60 Tagen gewährt, bevor der Account gelöscht wird.
Die Löschung der zugehörigen personenbezogenen Daten eines Nutzeraccounts erfolgt durch Anonymisierung. Alle eigenen Experimente und Ressourcen, auf die ausschließlich die zu löschende Person Zugriff hat, werden dabei vollständig gelöscht. Kollaborative Daten bleiben erhalten.
Sobald das letzte Mitglied eines Teams oder einer Gruppe gelöscht wird, wird auch das Team bzw. die Gruppe gelöscht, inklusive der verbleibenden Inhaltselemente.
Die Zuständigen des ITMZ sowie der Universitätsbibliothek können ein Nutzerkonto löschen, wenn dessen Aktivitäten die Nutzungsbedingungen verletzt.
Derzeit gibt es keine festen Wartungszeiträume für eLabFTW. Die Wartungen finden individuell statt, abhängig von den Releases des Herstellers, nachdem diese auf dem Testsystem geprüft wurden. In der Zeit eines Updates wird der eLabFTW Dienst temporär nicht erreichbar sein. Die zugehörigen Wartungszeiträume werden eine Woche vorher angekündigt, sowohl auf der eLabFTW Website in der Kopfzeile, als auch auf den Infoseiten des ITMZ zu eLabFTW.
Gibt es spontane kritische Sicherheitsupdates oder Fehlerbehebungen, werden diese nach Bedarf, unter Umständen mit nur einer kurzen Vorlaufzeit, eingespielt.