Nach dem Aufruf vom Outlook 2010 öffnet sich das Hauptfenster. Klicken Sie auf den Reiter Datei und unter Informationen auf Kontoeinstellungen.

Es öffnet sich das Fenster Kontoeinstellungen. Wählen Sie in der Registerkarte "E-Mail" den Button "Neu..." aus.

Im Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen wählen Sie "E-Mail-Konto" aus und klicken auf Weiter > .

In dem Fenster NeuesKonto hinzufügen/Konto automatisch einrichten wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken auf Weiter > .

Das Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen öffnet sich. Wählen Sie "Internet-E-Mail" aus und klicken Sie auf Weiter > .

In dem Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie ihr E-Mail-Konto. Wählen Sie als Kontotyp IMAP aus. 
Weiterhin werden folgende benutzer- und serverspezifische Angaben benötigt:

    Benutzerinformationen:
    Ihr Name: (hier: Max Mustermann)
    E-Mail-Adresse: (hier: max.mustermannuni-rostockde) 




   Serverinformationen:
   Kontotyp: IMAP
   Posteingangsserver: email.uni-rostock.de
   Postausgangsserver (SMTP): email.uni-rostock.de

   Anmeldeinformationen:
   Benutzername: Ihr Nutzerkennzeichen (hier: hw01)
   Passwort: Ihr dazugehörendes Passwort  

Bevor Sie weitergehen, klicken Sie auf den Button "Weitere Einstellungen".

In der Registerkarte "Postausgangsserver" wählen Sie "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" und "Gleiche Einstellungen wie der Posteingangsserver verwenden" aus.

Folgende Einstellungen sind in der Registerkarte "Erweitert" zu setzen: Für den Posteingangs-server (IMAP) und Postausgangsserver (SMTP) wählen Sie unter "Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:" "TLS" aus. Beim Postausgangsserver ist als Port 25 oder 587 möglich. Bestätigen Sie danach alle Einstellungen mit OK.

Nachdem Sie alle Einstellungen gesetzt haben, sollten Sie diese überprüfen. Wählen Sie dazu im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen den Button "Kontoeinstellungen testen ..." aus.

Das Fenster Kontoeinstellungentesten öffnet sich. Wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden, Schließen Sie diese.

Zum Abschluss wählen Sie im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen Weiter > aus. Als letztes Fenster öffnet sich E-Mail-Konten -- Kontoeinrichtung abgeschlossen.
Beenden Sie die Kontoeinrichtung, in dem Sie "Fertig stellen" auswählen.

Um auf alle Ordner ihres IMAP-Kontos zugreifen zu können, müssen Sie diese abonnieren. Dazu wählen Sie im Hauptfenster ihr IMAP-Konto aus und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie in Menü "IMAP-Ordner..." aus.

Das Fenster IMAP-Ordner erscheint. Aktualisieren Sie zuerst ihre Ordnerliste, indem Sie auf den Button "Abfrage" klicken.

Wählen Sie die Ordner einzeln aus, die Sie abonnieren möchten und klicken Sie auf den Button  Abonnieren". Bestätigen Sie mit OK. Die abonnierten Ordner finden Sie in der Ordnerleiste ihres IMAP-Postfaches.

In dem Fenster Neues E-Mail-Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie ihr E-Mail-Konto. Wählen Sie als Kontotyp POP3 aus.Weiterhin werden folgende benutzer- und serverspezifische Angaben benötigt: 

    Benutzerinformationen:
    Ihr Name: (hier: Max Mustermann)
    E-Mail-Adresse: (hier: max.mustermannuni-rostockde) 



   Serverinformationen:
   Kontotyp: POP3
   Posteingangsserver: email.uni-rostock.de
   Postausgangsserver (SMTP): email.uni-rostock.de

   Anmeldeinformationen:
   Benutzername: Ihr Nutzerkennzeichen (hier: hw01)
   Passwort: Ihr dazugehörendes Passwort  

Bevor Sie weitergehen, klicken Sie auf den Button "Weitere Einstellungen".

In der Registerkarte "Postausgangsserver" wählen Sie "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" und "Gleiche Einstellungen wie der Posteingangsserver verwenden" aus.

Folgende Einstellungen sind in der Registerkarte "Erweitert" zu setzen: für den Posteingangsserver (POP3) "Server erfordert einen verschlüsselte Verbindung (SSL)" anklicken und unter Postausgangsserver (SMTP) wählen Sie unter "Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:" "TLS" aus. Bestätigen Sie danach alle Einstellungen mit OK.

Nachdem Sie alle Einstellungen gesetzt haben, sollten Sie diese überprüfen. Wählen Sie dazu im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen den Button "Kontoeinstellungen testen ..." aus.

Das Fenster Kontoeinstellungentesten öffnet sich. Wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden, Schließen Sie diese.

Zum Abschluss wählen Sie im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen Weiter > aus. Als letztes Fenster öffnet sich E-Mail-Konten -- Kontoeinrichtung abgeschlossen.
Beenden Sie die Kontoeinrichtung, in dem Sie "Fertig stellen" auswählen.

Empfangen einer E-Mail

Klicken Sie in der Symbolleiste des Hauptfensters auf das Symbol.

Nach dem Empfangen werden neue Mails im Ordner Posteingang/Inbox abgelegt. Wählen Sie diesen Ordner aus und ihre Mails werden im rechten Fenster gelistet. Wenn Sie eine Mail aus diesem Fenster anklicken, wird ihnen der Inhalt der Mail im unteren Fenster angezeigt.

Senden einer E-Mail

Klicken Sie in der Symbolleiste des Hauptfensters auf Neue E-Mail Nachricht.

Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie die Adresse des Empfängers in das "An..."-Feld, den Betreff in das "Betreff:"-Feld und den zu versendenden Text in das untere Feld eintragen.

Zum Absenden der E-Mail klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button "Senden".

Mails löschen

Markieren Sie die Mails, die Sie löschen wollen und klicken Sie auf den Lösch-Button in der Symbolleiste.

Durch die Voreinstellung ihres Mail-Kontos werden die gelöschten Mails in den Papierkorb, E-Mail-Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Objekte", verschoben. Damit haben Sie einerseits die Möglichkeit versehentlich gelöschte Mails wieder in den Posteingang zurückzuschieben. Anderseits belegen Sie unnötigen Speicherplatz ihres E-Mail-Kontos. Um die gelöschten Mails auch aus den Papierkorb zu löschen, müssen Sie die Voreinstellungen anpassen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf den Reiter Datei und wählen darunter Optionen... aus.

Es öffnet sich das Fenster Outlook-Optionen. Wählen Sie den Button "Erweitert" aus und aktivieren Sie unter "Starten und Beenden von Outlook" den Punkt "Beim Beenden von Outlook die Ordner "Gelöschte Elemente" leeren". Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Wenn Sie Outlook 2010 nun beenden, werden sie gefragt, ob Sie die Elemente endgültig löschen wollen. Bestätigen Sie mit Ja.

Falls Sie eine E-Mail gelöscht haben, die sie noch benötigen, und diese ebenfalls aus dem Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Elemente" gelöscht wurde, besteht für Sie noch eine weitere Möglichkeit, diese selbst wiederherzustellen. Wählen Sie den Reiter Ordner aus und darunter auf der Symbolleiste auf Gelöschte Elemente wiederherstellen.

Das Fenster Gelöschte Elemente wiederherstellen aus öffnet sich. Alle Mails, die aus dem E-Mail-Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Objekte" gelöscht wurden, bleiben noch weitere 30 Tage ab Löschzeitpunkt erhalten. Sie können die einzelnen Spalten sortieren. Wählen Sie die Mail aus, die Sie wiederherstellen wollen und klicken auf gekennzeichneten Button.