Allgemeines

Betriebssystem
Windows Vista mit SP1
Windows Server 2003 SP2 und MSXML 6.0 (nur 32-Bit-Version von Office)
Windows Server 2008 oder höher (32-Bit oder 64-Bit)
Windows 7


Einrichten eines Exchange Mailkontos

Die hier beschriebenen Einstellungen gelten für die Version Microsoft Outlook 2010. Wir empfehlen Ihnen für Ihr persönliches Konto ein Exchange Mailkonto zu konfigurieren.

Bei einem Exchange Mailkonto werden alle ihre E-Mail-Nachrichten, Kalender, Kontakte und andere Elemente an das Postfach auf dem Mailserver übermittelt und dort gespeichert.

Automatisches Einrichten eines Exchange Mailkontos


Einrichten eines IMAP Mailkontos

Die hier beschriebenen Einstellungen gelten für die Version Outlook 2010 und beschreiben das Erstellen eines IMAP Mailkontos.
Bei einem IMAP Mailkonto werden alle ihre E-Mail-Nachrichten direkt auf dem Mailserver bearbeitet.

Nach dem Aufruf vom Outlook 2010 öffnet sich das Hauptfenster. Klicken Sie auf den Reiter Datei und unter Informationen auf Kontoeinstellungen.

Es öffnet sich das Fenster Kontoeinstellungen. Wählen Sie in der Registerkarte "E-Mail" den Button "Neu..." aus.

Im Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen wählen Sie "E-Mail-Konto" aus und klicken auf Weiter > .

In dem Fenster NeuesKonto hinzufügen/Konto automatisch einrichten wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken auf Weiter > .

Das Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen öffnet sich. Wählen Sie "Internet-E-Mail" aus und klicken Sie auf Weiter > .

In dem Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie ihr E-Mail-Konto. Wählen Sie als Kontotyp IMAP aus. 
Weiterhin werden folgende benutzer- und serverspezifische Angaben benötigt:

    Benutzerinformationen:
    Ihr Name: (hier: Max Mustermann)
    E-Mail-Adresse: (hier: max.mustermannuni-rostockde




   Serverinformationen:
   Kontotyp: IMAP
   Posteingangsserver: email.uni-rostock.de
   Postausgangsserver (SMTP): email.uni-rostock.de

   Anmeldeinformationen:
   Benutzername: Ihr Nutzerkennzeichen (hier: hw01)
   Passwort: Ihr dazugehörendes Passwort  

Bevor Sie weitergehen, klicken Sie auf den Button "Weitere Einstellungen".

In der Registerkarte "Postausgangsserver" wählen Sie "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" und "Gleiche Einstellungen wie der Posteingangsserver verwenden" aus.

Folgende Einstellungen sind in der Registerkarte "Erweitert" zu setzen: Für den Posteingangs-server (IMAP) und Postausgangsserver (SMTP) wählen Sie unter "Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:" "TLS" aus. Beim Postausgangsserver ist als Port 25 oder 587 möglich. Bestätigen Sie danach alle Einstellungen mit OK.

Nachdem Sie alle Einstellungen gesetzt haben, sollten Sie diese überprüfen. Wählen Sie dazu im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen den Button "Kontoeinstellungen testen ..." aus.

Das Fenster Kontoeinstellungentesten öffnet sich. Wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden, Schließen Sie diese.

Zum Abschluss wählen Sie im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen Weiter > aus. Als letztes Fenster öffnet sich E-Mail-Konten -- Kontoeinrichtung abgeschlossen.
Beenden Sie die Kontoeinrichtung, in dem Sie "Fertig stellen" auswählen.

Um auf alle Ordner ihres IMAP-Kontos zugreifen zu können, müssen Sie diese abonnieren. Dazu wählen Sie im Hauptfenster ihr IMAP-Konto aus und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Wählen Sie in Menü "IMAP-Ordner..." aus.

Das Fenster IMAP-Ordner erscheint. Aktualisieren Sie zuerst ihre Ordnerliste, indem Sie auf den Button "Abfrage" klicken.

Wählen Sie die Ordner einzeln aus, die Sie abonnieren möchten und klicken Sie auf den Button  Abonnieren". Bestätigen Sie mit OK. Die abonnierten Ordner finden Sie in der Ordnerleiste ihres IMAP-Postfaches.


Einrichten eines POP3 Mailkontos

Die hier beschriebenen Einstellungen gelten für die Version Outlook 2010 und beschreiben das Erstellen eines POP3 Mailkontos.
Bei einem POP3 Mailkonto werden alle ihre E-Mail-Nachrichten auf ihren Rechner gedownloadet und an eine Persönliche-Ordner-Datei (PST) namens Outlook.pst übermittelt und dort gespeichert.

Nach dem Aufruf vom Outlook 2010 öffnet sich das Hauptfenster. Klicken Sie auf den Reiter Datei und unter Informationen auf Kontoeinstellungen.
Es öffnet sich das Fenster Kontoeinstellungen. Wählen Sie in der Registerkarte "E-Mail" den Button "Neu..." aus.
Im Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen wählen Sie "E-Mail-Konto" aus und klicken auf Weiter > .
In dem Fenster NeuesKonto hinzufügen/Konto automatisch einrichten wählen Sie "Servereinstellungen oder zusätzliche Servertypen manuell konfigurieren" aus und klicken auf Weiter > .
Das Fenster Neues Konto hinzufügen/Dienst auswählen öffnet sich. Wählen Sie "Internet-E-Mail" aus und klicken Sie auf Weiter > .

(Vergleichen Sie bis hierher mit den Konfigurations-Einstellungen IMAP)

In dem Fenster Neues E-Mail-Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen konfigurieren Sie ihr E-Mail-Konto. Wählen Sie als Kontotyp POP3 aus.Weiterhin werden folgende benutzer- und serverspezifische Angaben benötigt: 

    Benutzerinformationen:
    Ihr Name: (hier: Max Mustermann)
    E-Mail-Adresse: (hier: max.mustermannuni-rostockde



   Serverinformationen:
   Kontotyp: POP3
   Posteingangsserver: email.uni-rostock.de
   Postausgangsserver (SMTP): email.uni-rostock.de

   Anmeldeinformationen:
   Benutzername: Ihr Nutzerkennzeichen (hier: hw01)
   Passwort: Ihr dazugehörendes Passwort  

Bevor Sie weitergehen, klicken Sie auf den Button "Weitere Einstellungen".

In der Registerkarte "Postausgangsserver" wählen Sie "Der Postausgangsserver (SMTP) erfordert Authentifizierung" und "Gleiche Einstellungen wie der Posteingangsserver verwenden" aus.

Folgende Einstellungen sind in der Registerkarte "Erweitert" zu setzen: für den Posteingangsserver (POP3) "Server erfordert einen verschlüsselte Verbindung (SSL)" anklicken und unter Postausgangsserver (SMTP) wählen Sie unter "Verwenden Sie den folgenden verschlüsselten Verbindungstyp:" "TLS" aus. Bestätigen Sie danach alle Einstellungen mit OK.

Nachdem Sie alle Einstellungen gesetzt haben, sollten Sie diese überprüfen. Wählen Sie dazu im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen den Button "Kontoeinstellungen testen ..." aus.

Das Fenster Kontoeinstellungentesten öffnet sich. Wenn die Tests erfolgreich durchgeführt wurden, Schließen Sie diese.

Zum Abschluss wählen Sie im Fenster Neues Konto hinzufügen/Internet-E-Mail-Einstellungen Weiter > aus. Als letztes Fenster öffnet sich E-Mail-Konten -- Kontoeinrichtung abgeschlossen.
Beenden Sie die Kontoeinrichtung, in dem Sie "Fertig stellen" auswählen.


Mails empfangen und senden

Empfangen einer E-Mail

Klicken Sie in der Symbolleiste des Hauptfensters auf das Symbol.

Nach dem Empfangen werden neue Mails im Ordner Posteingang/Inbox abgelegt. Wählen Sie diesen Ordner aus und ihre Mails werden im rechten Fenster gelistet. Wenn Sie eine Mail aus diesem Fenster anklicken, wird ihnen der Inhalt der Mail im unteren Fenster angezeigt.

Senden einer E-Mail

Klicken Sie in der Symbolleiste des Hauptfensters auf Neue E-Mail Nachricht.

Es öffnet sich ein neues Fenster, wo Sie die Adresse des Empfängers in das "An..."-Feld, den Betreff in das "Betreff:"-Feld und den zu versendenden Text in das untere Feld eintragen.

Zum Absenden der E-Mail klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button "Senden".


Mails löschen

Wann müssen unbedingt Mails gelöscht werden?

Auf dem zentralen Mailserver stehen den Mitarbeitern, Studenten und Gästender Universität 750 MB Speicherplatz für ihr Postfach zur Verfügung. Eine automatische QUOTA - Warnung erfolgt, wenn Sie ca. 98 % Ihres Speicherplatzes belegt haben. Sie können nur Mails empfangen, wenn noch genügend Speicherplatz in ihrem Postfach frei ist. Ist Ihre Mailbox zu 100 % gefüllt, können Sie keine Mails mehr senden und empfangen. Mails, an Ihre Adresse adressiert, gehen dann an den Absender zurück. Nach Erhalt der Quota-Warnung sollten Sie in Ihrer Mailbox aufräumen.

Um die Größe ihres Postfaches zu ermitteln, klicken Sie im Hauptfenster auf den Reiter Datei und bei Informationen unter Postfach aufräumen ... sehen Sie die aktuelle Größe ihres Postfaches.
ODER
Sie wählen unter dem Reiter Start ihr Postfach aus und klicken mit der rechten Maustaste darauf. Klicken Sie auf der sich öffnenden Auswahl auf Dateieigenschaften... Im neu geöffneten Fenster klicken Sie in der Registerkarte "Allgemein" auf den Button Ordnergröße.

Mails löschen

Markieren Sie die Mails, die Sie löschen wollen und klicken Sie auf den Lösch-Button in der Symbolleiste.

Durch die Voreinstellung ihres Mail-Kontos werden die gelöschten Mails in den Papierkorb, E-Mail-Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Objekte", verschoben. Damit haben Sie einerseits die Möglichkeit versehentlich gelöschte Mails wieder in den Posteingang zurückzuschieben. Anderseits belegen Sie unnötigen Speicherplatz ihres E-Mail-Kontos. Um die gelöschten Mails auch aus den Papierkorb zu löschen, müssen Sie die Voreinstellungen anpassen. Klicken Sie dazu im Hauptfenster auf den Reiter Datei und wählen darunter Optionen... aus.

Es öffnet sich das Fenster Outlook-Optionen. Wählen Sie den Button "Erweitert" aus und aktivieren Sie unter "Starten und Beenden von Outlook" den Punkt "Beim Beenden von Outlook die Ordner "Gelöschte Elemente" leeren". Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK.

Wenn Sie Outlook 2010 nun beenden, werden sie gefragt, ob Sie die Elemente endgültig löschen wollen. Bestätigen Sie mit Ja.

Falls Sie eine E-Mail gelöscht haben, die sie noch benötigen, und diese ebenfalls aus dem Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Elemente" gelöscht wurde, besteht für Sie noch eine weitere Möglichkeit, diese selbst wiederherzustellen. Wählen Sie den Reiter Ordner aus und darunter auf der Symbolleiste auf Gelöschte Elemente wiederherstellen.

Das Fenster Gelöschte Elemente wiederherstellen aus öffnet sich. Alle Mails, die aus dem E-Mail-Ordner "Deleted Items" bzw. "Gelöschte Objekte" gelöscht wurden, bleiben noch weitere 30 Tage ab Löschzeitpunkt erhalten. Sie können die einzelnen Spalten sortieren. Wählen Sie die Mail aus, die Sie wiederherstellen wollen und klicken auf gekennzeichneten Button.